Терміни подання форми W-2: коли роботодавці повинні надіслати податкові документи та що станеться, якщо вони цього не зроблять

Коли настає податковий сезон, працівники стикаються з важливим завданням — зібрати необхідну документацію для подання декларацій до IRS. Для тих, хто змінював роботу протягом року, отримання W-2 від попереднього роботодавця є обов’язковим. Закон вимагає, щоб колишні роботодавці надавали цей документ незалежно від обставин.

Розуміння W-2: ваш важливий податковий документ

W-2, офіційно відомий як Звіт про заробітну плату та податки, — це основна форма, яку роботодавці використовують для звітування про деталі компенсації працівників. Цей документ відображає утримані податки з зарплати та фіксує додаткові пільги. Роботодавці повинні подавати копії як працівнику, так і в IRS.

Основні компоненти W-2 включають:

• Загальна компенсація: звітує про всі заробітки, чайові та компенсації, отримані протягом року
• Федеральне утримання: деталі суми федерального податку на доходи, утриманого з вашої зарплати відповідно до ваших виборів утримання
• Внески до соціального страхування та Medicare: показує внески, що зараховуються до майбутніх виплат
• Державне та місцеве утримання: документує утримані податки з доходів на рівні штату або місцевості (там, де застосовно)
• Додаткові внески: інформація про пенсійні заощадження, страхові премії та інші передподаткові пільги

Дані W-2 безпосередньо впливають на точність подання федеральних та штатних податкових декларацій. Будь-які розбіжності між вашим задекларованим доходом і поданням W-2 роботодавця спричинять перевірку IRS.

Терміни: коли роботодавці надсилають форми W-2?

IRS встановлює чіткий термін — не пізніше 31 січня наступного за податковим роком. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2023 всі форми, що мають бути надіслані поштою або електронною передачею, мають бути отримані до 31 січня 2024.

Цей термін забезпечує працівникам достатньо часу для підготовки та подання декларацій до 15 квітня. Пропуск цього терміну може спричинити значні фінансові наслідки для роботодавців.

Відновлення втраченого W-2: ваші дії

Якщо ви не отримали W-2 наприкінці січня або пізніше, виконайте такі кроки:

Зв’яжіться з відділом кадрів або бухгалтерією

Зверніться безпосередньо до вашого колишнього роботодавця — до відділу кадрів або бухгалтерії, які керують цими документами. Попросіть форму, підтвердіть вашу актуальну адресу або електронну пошту та уточніть очікуваний термін доставки. Майте на увазі, що роботодавці надсилають форми до терміну, тому можливі затримки поштою.

Доступ до онлайн-порталу роботодавця

Багато організацій тепер надають електронний доступ до W-2 через захищені портали. Якщо така опція доступна, увійдіть за допомогою своїх облікових даних і одразу завантажте форму.

Звернення до IRS за допомогою

Якщо роботодавець ігнорує повторні запити, зверніться до IRS за номером 1-800-829-1040. Підготуйте свої особисті дані, інформацію про колишнього роботодавця, дати працевлаштування та орієнтовний дохід з останнього платіжного відомості. IRS зв’яжеться з вашим попереднім роботодавцем для отримання втраченого документа.

Подання близько до терміну

Якщо наближається термін 15 квітня, є два варіанти:

1. Запитати продовження подання: подайте форму 4868, щоб отримати шість місяців додаткового часу. Пам’ятайте, що продовження дає час для подання, а не для сплати — розрахуйте свою орієнтовну податкову зобов’язаність і сплатіть її до 15 квітня. Після продовження ви можете замовити Витяг про заробітки та доходи IRS для перевірки всіх задекларованих доходів, хоча отримання його може затягнутися до червня або липня.

2. Подати з допомогою замінної форми: заповніть форму 4852 (Заміна форми W-2) з вашими найкращими оцінками доходів і утримань. Зверніть увагу, що значні розбіжності між вашими оцінками і фактичним W-2 можуть вимагати подання виправлень пізніше.

Консультація з податковим фахівцем рекомендується для складних ситуацій.

Штрафи роботодавців: коли W-2 надходять із запізненням або не надходять взагалі

IRS застосовує суворі штрафи до роботодавців, які не подають W-2 або подають їх із запізненням. Федеральні норми передбачають штрафи за кожен випадок невиконання, без обмеження за сумою.

Поточна структура штрафів на 2024 рік:

• До 30 днів після терміну: $60 за форму
• Від 31 днів до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або якщо не подано взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Штрафи застосовуються окремо для подання в IRS і для копій працівників. Наприклад, компанія з 10 працівниками, яка подає у вересні, заплатить $310 помножене на 2 (копію IRS плюс копію працівника), що становить $620 за працівника, або всього $6 200. Відсоткові нарахування та відсотки збільшують ці штрафи.

Ці механізми примусу забезпечують пріоритетність своєчасної видачі W-2 і стимулюють дотримання обов’язків щодо подання в IRS.