W-2表格截止日期：雇主必须提交税务文件的时间以及未按时提交的后果

当税季到来时，员工面临收集必要文件以向IRS申报的关键任务。对于在年度内换工作的员工，获取前雇主提供的W-2表格至关重要。法律规定，无论任何情况，前雇主都必须提供此文件。

了解W-2：您的关键税务文件

W-2，正式名称为工资和税收报表，是雇主用来报告员工薪酬详情的主要表格。该文件反映了从工资中扣缴的税款和福利补贴。雇主必须向员工和IRS提交副本。

W-2的主要组成部分包括：

• 总薪酬： 报告全年所有工资、小费和收入
• 联邦预扣税： 详细说明根据您的预扣选择从收入中扣除的联邦所得税金额
• 社会保险和医疗保险扣款： 显示为未来福利计入的缴款
• 州和地方预扣税： 记录适用的州或地方所得税预扣(where applicable)
• 额外缴款： 关于退休储蓄、健康保险费和其他税前福利的信息

W-2数据直接影响您的联邦和州税申报的准确性。您报告的收入与雇主提交的W-2之间的任何差异都将引发IRS审查。

时间安排：雇主何时寄送W-2表格？

IRS规定，雇主必须在1月31日之前发放W-2表格，作为税务年度的截止日期。如果该日期遇到周末或假日，截止日期将顺延至下一个工作日。对于2023税务年度，所有表格必须在2024年1月31日前邮戳或电子传输。

此时间安排确保员工有足够时间准备和申报，避免错过4月15日的截止日期。未能遵守此规定将使雇主面临重大财务后果。

获取丢失的W-2：您的操作步骤

如果到一月底或之后仍未收到W-2，请采取以下措施：

联系工资单或人力资源部门

直接联系前雇主的人力资源或工资部门——他们负责管理这些文件。请求获取表格，确认您的最新地址或电子邮箱，并核实预计的送达时间。请注意，雇主会在截止日期前邮寄表格，因此可能会有邮寄延误。

访问雇主的在线门户

许多组织现在提供通过安全门户电子访问W-2。如果有此服务，登录您的账户并立即下载表格。

请求IRS协助

如果雇主忽略多次请求，请联系IRS，电话为1-800-829-1040。准备好您的个人信息、前雇主信息、雇佣日期以及最后一份工资单上的预估收入。IRS随后会联系您的前雇主以获取缺失的表格。

在截止日期附近申报

如果4月15日截止日期临近，有两种备选方案：

1. 申请延期申报： 提交Form 4868，获得六个月的延期。请记住，延期仅提供申报时间，不免除缴税责任——请估算您的应缴税款并在4月15日前缴纳。延期后，您可以申请IRS的工资和收入明细表（Wage and Income Transcript）以核实所有申报收入，但可能要等到6月或7月才能收到。

2. 使用替代表格申报： 填写Form 4852(W-2的替代表格)，并提供您的最佳收入和预扣税估算。请注意，您的估算与实际W-2之间的重大差异可能需要后续修正申报。

对于复杂情况，建议咨询税务专业人士。

雇主处罚：W-2迟交或未交的后果

IRS对未按时提交W-2表格或未提交的雇主实施严格处罚。联邦法规规定，每次违规都将按每份表格收取罚款，没有总额上限。

2024年当前罚款结构：

• 迟于30天内： $60 每份
• 31天至8月1日： $120 每份
• 8月1日之后或未提交： $310 每份
• 故意忽视： $630 每份

罚款同时适用于IRS提交和员工副本。比如，一个有10名员工的公司在九月提交，将面临$310 乘以2 (IRS副本加员工副本)，即$620 每名员工，合计$6,200。利息也会叠加这些罚款。

这些执法机制确保雇主优先及时分发W-2，并促使其遵守IRS的申报义务。