Editor’s Note: Against the backdrop of the just concluded Token2049, there has been a discussion on how to enhance the effectiveness of conferences, especially when the conference content tends to be redundant. It is hoped that truly outstanding conference agendas will be presented in the form of problems to be solved, in order to enhance participants’ sense of purpose and engagement. At the same time, it is emphasized that attendees should be relevant to the discussion topics, avoiding the efficiency impact caused by too many participants. A good conference atmosphere relies on the active guidance of leaders, who need to follow the dynamics of the seguir team and promote the exchange and collision of different perspectives. In addition, regular one-on-one meetings are also an important means to improve employee engagement and retention, especially when managers are able to listen to and understand employees’ needs. In general, improving the quality of meetings should seguir their main objectives, structural design, participant selection, and feedback mechanisms to ensure that each meeting brings substantial value.
Resumen de la discusión central del problema:
· La necesidad de reuniones y la clave para el éxito de las reuniones
· Frecuencia y configuración de la agenda de reuniones
· Mentalidad del administrador y participantes de la conferencia
· Plazos de reunión y resumen de retroalimentación
· Importancia de la forma de la reunión y las reuniones uno a uno
· La relación entre guía y retroalimentación
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La necesidad y los objetivos de la reunión
**Presentador: ¿Realmente hay tantas reuniones ahora? En los Estados Unidos, puede haber más de cien millones de reuniones al día, algunas muy exitosas y otras menos satisfactorias. Hoy vamos a discutir cómo mejorar las reuniones. Steve, ¿viniste a Oslo para esta reunión?
**Steve：**Sí, esta es la reunión en la que siempre he querido participar.
Presentador: ¿Cómo despertó su interés por la conferencia?
Steve: En realidad, no puedo explicarlo claramente, solo porque cada día está lleno de reuniones, pero siempre siento que no hay sentido de logro, lo que me hace sentir muy frustrado. ¿Es este sentimiento común entre los trabajadores? La respuesta es sí, los días llenos de reuniones agotan a las personas.
Moderador: ¿Cuál es la clave para una reunión exitosa?
Steve: Hay varios factores clave para una reunión exitosa. En primer lugar, es importante tener objetivos claros. Estudios han demostrado que los mejores moderadores de reuniones se consideran a sí mismos como administradores del tiempo de los demás. Cuando piensas de esta manera, tus decisiones sobre la selección, diseño, guía y finalización de la reunión se vuelven más intencionales. Normalmente mantenemos esta conciencia de gestión del tiempo cuando nos reunimos con partes interesadas importantes, pero tendemos a relajarnos con este estándar cuando nos reunimos con nuestro equipo o colegas. Discutiremos cómo reflejar esta conciencia de objetivo en elecciones específicas.
Frecuencia y formato de las reuniones
Presentador: ¿Entonces, cuándo se debe celebrar la reunión?
**Steve：**Las reuniones deben llevarse a cabo cuando hay un propósito claro, y se requiere interacción y participación.
Moderador: ¿Deberíamos programar reuniones periódicas, como cada lunes?
Steve: Si hay razones suficientes para hacerlo, pero no deberíamos reunirnos solo por costumbre. Deberíamos ser más cautelosos y asegurarnos de programar reuniones solo cuando sea absolutamente necesario.
Anfitrión: ¿Entonces cuándo deberíamos enviar el correo electrónico?
Steve: Algunos correos electrónicos pueden convertirse en reuniones, mientras que algunas reuniones pueden ser reemplazadas por correos electrónicos, todo depende de si el contenido requiere interacción. Si el contenido requiere participación, una reunión es una forma ideal. Permítanme discutir un método técnico que está estrechamente relacionado con la agenda de la reunión. Todos sabemos la importancia de tener una agenda, pero me gustaría proponer un método alternativo para ayudar a todos a determinar cuándo deben tener una reunión y cuándo no.
En lugar de incluir el programa como tema de discusión, es mejor considerarlo como preguntas que deben responderse. Al enmarcar el programa como preguntas, debes detenerte y pensar seriamente: ¿por qué estoy convocando esta reunión?
De esta manera, tendrás una comprensión más clara de quiénes son los participantes clave en la reunión, ya que están estrechamente relacionados con estos problemas. Al mismo tiempo, esto te permite juzgar mejor si la reunión ha sido exitosa: si se han respondido las preguntas, entonces la reunión ha sido efectiva. Si no puedes pensar en ninguna pregunta, es posible que no sea necesario convocar a la reunión.
Participantes de la conferencia, escala, tiempo, resumen completo del proceso
Presentador: ¿Qué es la mentalidad del administrador?
Steve: Esto significa que cuando invitas a la gente a una reunión, respetas su tiempo. Cuando tienes esta mentalidad de gerente, harás elecciones más conscientes para asegurarte de que la inversión de tiempo en esta reunión sea valiosa, haciendo que las personas sientan que no es un gasto, sino una ganancia.
Moderador: ¿Quién debería asistir a la reunión?
**Steve：**Las personas que asisten a las reuniones deben ser aquellas que puedan responder preguntas importantes. Durante la pandemia, a menudo invitamos a muchas personas sin discriminación para evitar que nadie se sienta excluido. El deseo de ampliar el tamaño de las reuniones tiene tres factores: primero, la buena intención de hacer que todos participen; segundo, la pereza de ocupar el calendario de los demás sin cuidado; tercero, la inseguridad, especialmente en el contexto del trabajo remoto, los líderes carecen de confianza en la gestión, por lo que aumentan el número de participantes en las reuniones para afirmar su presencia en la gestión.
Presentador: ¿Cuál es el tamaño ideal de una reunión?
Steve: Dependiendo del efecto interactivo que se desee lograr, puede ser difícil crear interacción con más de 8 personas, el moderador debe tener habilidades de guía muy fuertes.
Presentador: ¿Por cuánto tiempo debería durar la reunión?
Steve: Deberíamos tratar de controlar el tiempo necesario, pero a menudo se llena el tiempo de la reunión. Esta es la Ley de Parkinson, el trabajo se extenderá hasta el tiempo asignado. Si la reunión se fija en 60 minutos, se utilizarán los 60 minutos completos. Sin embargo, podemos aprovechar este principio. Si acortamos el tiempo de la reunión a 25 minutos, en realidad también podemos completar la tarea. Los estudios muestran que si se reduce el tiempo de la reunión en unos 5 minutos, se creará una presión positiva, se mejorará la concentración y el rendimiento del equipo será mejor.
Moderador: ¿Es útil registrar el contenido de la reunión para aquellos que no pueden asistir?
Steve: Sí, tomar notas de la reunión ayuda a las personas ausentes a sentirse bien.
Anfitrión: ¿Cómo hacer que las reuniones sean efectivas y atractivas?
El presentador debe ser consciente de que es el anfitrión de la reunión. Necesitan dar la bienvenida a los participantes, hacer presentaciones, expresar agradecimientos y ayudar a todos a cambiar de estado anterior a la reunión. Por ejemplo: No he escuchado tu opinión todavía, Ghosn, ¿qué piensas al respecto? O: Sandy, sé que estás haciendo un trabajo similar, ¿puedes compartirlo? De esta manera, el presentador puede fomentar el choque de diferentes puntos de vista y promover un resumen al final de la reunión.
Moderador: Has mencionado la importancia de los conflictos en las reuniones. Anteriormente invitamos a Ed Catmull, cofundador de Pixar, quien mencionó a Steve Jobs. Jobs despidió a dos miembros de la junta directiva porque nunca se oponían a sus opiniones en las reuniones. Él dijo que si no se plantean objeciones, no se está contribuyendo a la empresa. Entonces, ¿cómo podemos crear un entorno en el que las personas estén dispuestas a expresar opiniones diferentes?
**Steve：**Por supuesto, esperamos que surjan conflictos en las reuniones, pero deberían ser conflictos de ideas en lugar de conflictos personales. Para crear una cultura de este tipo de conflictos de ideas, en primer lugar, los líderes necesitan expresar claramente sus expectativas, y durante las reuniones, se debe fomentar este tipo de choque de pensamientos. Además, el silencio también es una forma efectiva de crear conflictos. Si el grupo interactúa en silencio, por ejemplo, escribiendo juntos en un documento, el efecto de la lluvia de ideas será mejor. De esta manera, cada persona puede contribuir con ideas al mismo tiempo, sin verse influenciada por el primer orador, obteniendo así más opiniones diferentes.
Presentador: ¿Cómo convertirse en un buen oyente?
Steve: Hay múltiples componentes para escuchar, y la clave para escuchar es preocuparse por lo que la otra persona está diciendo. Por lo tanto, la escucha activa consiste en comprometerse realmente con las palabras de la otra persona y tratar de entender lo que está diciendo. Por ejemplo, puedes utilizar expresiones como ayúdame a entender o por favor di más, todo con el fin de interactuar mejor con la otra persona.
Presentador: ¿Cuánto tiempo se debe llevar a cabo una reunión uno a uno?
**Steve：**Todos los días tenemos interacciones uno a uno, pero quiero hablar de algo diferente. El libro que escribí se llama “Encantado de conocerte: el arte y la ciencia de las reuniones uno a uno”. En este contexto, las reuniones uno a uno son entre un gerente y sus subordinados directos, no se trata de preparar al gerente. Es un espacio especial para que los empleados expresen sus pensamientos e ideas, y el gerente solo tiene que reaccionar al contenido de los empleados. La investigación muestra que cuando los gerentes tienen regularmente estas reuniones uno a uno, siguen los desafíos, ideas, preocupaciones y oportunidades de los empleados, el compromiso de los empleados será mayor y será más fácil retener a los talentos de primera línea.
Realizamos la encuesta desde dos perspectivas. En primer lugar, preguntamos sobre la frecuencia preferida de las reuniones uno a uno con los gerentes, y la gran mayoría eligió una vez a la semana. Luego, observamos la relación entre la frecuencia y la participación laboral, y descubrimos que el efecto óptimo se produce al tener reuniones uno a uno cada semana o cada dos semanas. Las reuniones mensuales a menudo llevan a una falta de continuidad en la relación, y las discusiones tienden a volverse obsoletas y dispersas.
Presentador: ¿Cuántas personas debería reunirse el gerente en una reunión individual?
Steve: El gerente debe tener reuniones individuales con cada uno de sus subordinados directos. Idealmente, no debería haber más de diez subordinados directos. La duración de estas reuniones no es importante, lo que importa es la regularidad. Una reunión de alta calidad de 20 minutos a la semana tiene el mismo efecto que una reunión de una hora. Como gerente, si sientes que no tienes tiempo para las reuniones individuales, perderás a los mejores talentos.
**Moderador: Si las reuniones uno a uno son tan importantes, ¿por qué la gente duda en llevarlas a cabo?
**Steve：**Porque todo el mundo está ocupado gestionando su tiempo, a menudo se preguntan qué reuniones pueden evitarse. Un posible título alternativo para mi libro es ‘Reuniones que no pueden ser reemplazadas por correos electrónicos’, porque las reuniones uno a uno son realmente así.
Moderador: ¿Puede hablar sobre la importancia de las reuniones uno a uno?
Steve: Una reunión uno a uno se refiere a una discusión profunda entre dos participantes, que es crucial para construir confianza, resolver problemas y promover el desarrollo personal. Este tipo de reuniones fomenta una comunicación más directa y ayuda a ambas partes a entender mejor sus necesidades y desafíos mutuos. Por lo general, los altos cargos hablan más en las reuniones, pero no tienen una verdadera comprensión de la dinámica de la reunión. Cuanto más alto es el líder, más fácil es que se sumerja en su propio discurso y crea que es genial. Piensan que cuantas más personas hablen, mejor será la experiencia de la reunión. Por lo tanto, pueden sentir que la reunión fue exitosa al final, pero es posible que otros participantes no tengan la misma percepción.
Presentador: ¿Qué papel desempeña la orientación en todo esto?
**Steve：**El concepto de orientación y reuniones uno a uno encaja perfectamente, los buenos mentores generalmente no tienen una agenda personal, sino que interactúan verdaderamente con el orientado. Estas reuniones uno a uno brindan la oportunidad de orientar y asesorar, pero son los empleados quienes inician este proceso. Si un empleado menciona un problema específico, el gerente puede ofrecer una solución, mientras que el mentor preguntaría “¿cómo crees que podrías resolver este problema?”
Presentador: En tu opinión, ¿cuál es mejor, mentor interno o mentor externo?
Steve: Esto depende del rol específico y de la antigüedad del empleado en la organización. En general, para algunos puestos de nivel superior, un mentor interno puede proporcionar más información relevante, mientras que en situaciones específicas, un mentor externo puede ser más adecuado.
Moderador: ¿Cómo terminar una reunión?
Steve: Aunque las reuniones pueden terminar, a menudo no hay un final claro. Una reunión exitosa debería detenerse cinco o tres minutos antes de terminar, hacer un resumen y dejar claro lo que hemos discutido.
Una forma de reunión diferente
Presentador: En nuestra fundación, calificamos las reuniones y al finalizar hay una lista de clasificación. ¿Es esta una buena idea?
Steve: Está bien, pero el uso de los datos necesita ser más detallado. Como mencioné anteriormente, los líderes a menudo creen que son mejores que los demás en la conducción de reuniones, lo que lleva a puntos ciegos en su percepción. Cuando creen que las reuniones funcionan bien, generalmente no están dispuestos a realizar cambios, por lo que los comentarios y los datos son especialmente importantes para aumentar la conciencia.
Moderador: ¿Deberíamos tener reuniones de pie?
Steve: A veces sí, pero no siempre. Los estudios han demostrado que tener reuniones de pie generalmente requiere la mitad del tiempo y produce resultados de calidad similares. Sin embargo, si la reunión es muy larga, nadie querrá estar de pie todo el tiempo. Cuando se lidera una reunión, hay muchas opciones, como mantener el silencio, hacer que los participantes se pongan de pie o realizar discusiones en parejas antes de las discusiones en grupo. Por ejemplo, una reunión rápida de 15 minutos se puede realizar de pie, pero claramente no es la mejor opción para una reunión de retiro de ocho horas.
Presentador: ¿Cuáles son las diferencias entre las reuniones en línea y las reuniones presenciales?
**Steve：**Antes de la epidemia, las evaluaciones de las videoconferencias eran generalmente bajas, y la gente prefería la comunicación cara a cara. Pero con el tiempo, la adaptación de las personas a las videoconferencias ha aumentado y los resultados han ido mejorando gradualmente. Ahora, los resultados de las videoconferencias son prácticamente iguales a los de las reuniones presenciales.
Es interesante que las videoconferencias tengan más potencial en algunos aspectos. Debido a que las videoconferencias son inherentemente democráticas, todos son iguales y no hay efecto de mesa principal. Además, el chat en línea puede incorporar más voces de manera efectiva, y los complementos de votación anónima y Consenso01928374656574839201 hacen que las discusiones sean más eficientes, reduciendo la posibilidad de que las voces dominantes tengan un impacto. Por lo tanto, las videoconferencias tienen muchas ventajas, e incluso en algunos aspectos son superiores a las reuniones presenciales.
Presentador: ¿Qué opinas sobre el manejo de tareas múltiples?
Steve: La gente suele hacer multitarea en las reuniones, lo cual en realidad significa que están haciendo su trabajo. Este comportamiento puede perjudicar la efectividad de la reunión, pero es beneficioso para la organización. Se podría decir que la multitarea es un síntoma de una mala reunión.
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