Éditeur : Avec Token2049 qui vient juste de se terminer en arrière-plan, une discussion sur la façon d’améliorer l’efficacité d’une conférence a été suscitée, en particulier dans les cas où le contenu de la conférence semble redondant. Nous espérons que l’ordre du jour de la conférence vraiment excellente sera présenté sous forme de problèmes à résoudre, afin de renforcer le sentiment et l’implication des participants. En même temps, il est souligné que les participants doivent être pertinents pour le sujet de discussion et éviter d’affecter l’efficacité en raison de la participation de trop de personnes. L’ambiance de la réunion ne peut être séparée de la direction active des leaders, qui doivent suivre les tendances de l’équipe, promouvoir les échanges et les collisions de différents points de vue. De plus, des réunions individuelles régulières sont également un moyen important d’améliorer le sentiment de participation des employés et le taux de rétention, en particulier lorsque les gestionnaires peuvent écouter et comprendre les besoins des employés. Dans l’ensemble, l’amélioration de la qualité des réunions doit suivre son objectif principal, sa conception de structure, la sélection des participants et les mécanismes de rétroaction, afin de garantir que chaque réunion apporte une valeur substantielle.
Résumé de la synthèse des problèmes de discussion principaux:
L’importance des réunions et les clés d’une réunion réussie
· Fréquence et ordre du jour des réunions
· Mentalité des gestionnaires et des participants à la conférence
· Délais et résumé des commentaires de la réunion
· L’importance du format de la réunion et des réunions en tête-à-tête
Relation entre la guidance et la rétroaction
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Nécessité et objectifs de la réunion
Animateur : Y a-t-il vraiment beaucoup de réunions maintenant ? Aux États-Unis, il peut y avoir plus d’un milliard de réunions par jour, dont certaines sont très réussies, tandis que d’autres le sont moins. Aujourd’hui, nous allons discuter de la façon d’améliorer les réunions. Steve, est-ce pour cette réunion que tu es venu à Oslo ?
**Steve：**Exactement, c’est la réunion à laquelle j’ai toujours voulu participer.
Animateur : Comment vous êtes-vous intéressé à la réunion ?
**Steve：**En fait, je ne peux pas l’expliquer non plus. C’est juste que je suis constamment submergé par des réunions tous les jours, mais je n’ai jamais l’impression d’accomplir quoi que ce soit, ce qui me rend très découragé. Est-ce que ce sentiment est courant parmi de nombreux travailleurs ? La réponse est oui, les journées remplies de réunions épuisent les gens.
Animateur: Quelle est la clé d’une réunion réussie?
Steve: Une réunion réussie a plusieurs facteurs clés. Tout d’abord, il est important d’avoir des objectifs clairs. Les meilleurs animateurs de réunions ont en commun de considérer leur rôle comme celui de gestionnaire du temps des autres. Lorsque vous adoptez cette façon de penser, vous êtes plus intentionnel dans le choix, la conception, la direction et la conclusion de la réunion. Nous sommes généralement conscients de cette gestion du temps lorsque nous avons des réunions avec des parties prenantes importantes, mais nous avons souvent tendance à relâcher cette norme lors des réunions avec des collègues ou des membres de l’équipe. Nous discuterons de la façon de refléter cette prise de conscience des objectifs dans les choix concrets.
Fréquence et format des réunions
Animateur : Alors quand devrions-nous organiser la réunion ?
**Steve：**Les réunions devraient être tenues dans des cas où il y a un but clair, nécessitant interaction et participation.
Animateur : Devrions-nous planifier des réunions régulières, par exemple chaque lundi ?
**Steve：**Si vous avez de bonnes raisons de le faire, vous pouvez organiser des réunions de cette manière, mais cela ne devrait pas être simplement par habitude. Nous devrions être plus prudents et nous assurer de ne planifier des réunions que lorsque c’est absolument nécessaire.
Animateur: Quand devrais-je envoyer un e-mail ?
Steve: Certains courriels peuvent en fait être transformés en réunions, tandis que certaines réunions peuvent être remplacées par des courriels, tout dépend si le contenu nécessite une interaction. Si le contenu nécessite une participation, la réunion est une forme idéale. Parlons d’une méthode technique qui est étroitement liée à l’ordre du jour des réunions. Tout le monde sait l’importance de l’établissement d’un ordre du jour, mais je voudrais proposer une méthode de remplacement pour aider à décider quand il faut tenir une réunion et quand il ne faut pas.
Plutôt que de classer l’ordre du jour comme un sujet de discussion, il vaut mieux le considérer comme une question à résoudre. En définissant l’ordre du jour comme un problème, vous devez vous arrêter et réfléchir sérieusement : pourquoi est-ce que j’organise cette réunion ?
De cette façon, vous saurez clairement qui sont les participants clés de la réunion, car ils sont étroitement liés à ces questions. Cela vous permet également de mieux juger si la réunion a réussi - si les questions ont été répondues, alors la réunion a été efficace. Si vous ne pouvez pas penser à des questions, il se peut que la réunion ne soit pas nécessaire.
Participants de la réunion, échelle, temps, processus complet de résumé amélioré
Animateur : Qu’est-ce qu’une mentalité de gestionnaire ?
**Steve：**Cela signifie que lorsque vous invitez les gens à une réunion, vous respectez leur temps. Lorsque vous adoptez cette mentalité de gestion, vous ferez des choix plus réfléchis pour vous assurer que l’investissement dans ce temps de réunion est précieux, de sorte que les gens ne le perçoivent pas comme une perte de temps, mais comme une opportunité.
Animateur : Qui devrait assister à la réunion ?
**Steve：**Les personnes qui participent à une réunion devraient être celles qui peuvent répondre aux questions importantes. Pendant la pandémie, nous invitons souvent de nombreuses personnes pour éviter d’exclure qui que ce soit. Ce désir d’élargir la taille des réunions est motivé par trois facteurs : premièrement, par bonté, pour permettre à chacun de participer ; deuxièmement, par paresse, en occupant facilement l’emploi du temps des autres ; troisièmement, par l’anxiété, surtout dans le contexte du travail à distance, les dirigeants manquent de confiance en matière de gestion, et donc augmentent le nombre de participants pour affirmer leur présence en tant que gestionnaires.
Animateur : Quelle est la taille idéale d’une réunion ?
Steve: Depending on the desired interactive effect, it can be challenging to create interaction with more than 8 people. The host must have strong guiding abilities.
Animateur : Combien de temps devrait durer la réunion ?
**Steve：**Il devrait être contrôlé autant que possible dans le temps nécessaire, mais les réunions sont souvent remplies. C’est la loi de Parkinson, le travail s’étendra pour occuper tout le temps alloué. Si une réunion est fixée à 60 minutes, elle durera 60 minutes. Cependant, nous pouvons utiliser ce principe. Si nous raccourcissons la réunion à 25 minutes, nous pouvons quand même accomplir la tâche. Des études montrent que réduire le temps de réunion de environ 5 minutes crée en fait une pression positive, renforce la concentration et améliore les performances de l’équipe.
Animateur : Est-ce utile de prendre note des discussions pour les absents ?
**Steve：**Oui, la prise de notes lors des réunions aide ceux qui sont absents à ne pas se sentir exclus.
Animateur : Comment rendre les réunions efficaces et attrayantes ?
L’animateur doit prendre conscience qu’il est l’hôte de la réunion. Ils doivent accueillir les participants, les présenter, exprimer leur gratitude et aider tout le monde à passer de l’état précédent à la réunion. Par exemple: je n’ai pas encore entendu votre opinion, Gon, qu’en pensez-vous? ou Sandy, je sais que vous faites un travail similaire, pouvez-vous partager? De cette façon, l’animateur peut encourager la collision de différents points de vue et pousser à un résumé à la fin de la réunion.
Animateur: Vous avez mentionné l’importance des conflits lors des réunions. Nous avons déjà invité Ed Catmull, le fondateur de Pixar, qui a évoqué Steve Jobs. Il a déjà renvoyé deux membres du conseil d’administration parce qu’ils ne se sont jamais opposés à lui lors des réunions. Il a dit que si vous ne soulevez pas d’objections, vous ne contribuez pas à l’entreprise. Alors comment créer un environnement où les gens sont prêts à exprimer des opinions différentes ?
**Steve：**Nous espérons bien sûr qu’il y ait des conflits lors des réunions, mais ils devraient être des conflits d’idées et non des conflits de personnalité. Pour créer une telle culture de conflit d’idées, les leaders doivent d’abord exprimer clairement leurs attentes, encourager ce type de collisions de pensées pendant les réunions. De plus, le silence est également un moyen efficace de créer des conflits. Si le groupe interagit sans bruit, par exemple en tapant tous ensemble dans un document, l’effet sera plus fort lors d’une séance de brainstorming. Ainsi, chacun peut contribuer simultanément avec ses idées, sans être influencé par le premier intervenant, ce qui permet d’obtenir un plus grand nombre d’opinions différentes.
Animateur: Comment devenir un bon auditeur ?
Steve: L’écoute active est composée de plusieurs éléments, et la clé de l’écoute réside dans l’intérêt porté au contenu exprimé par l’autre partie. Par conséquent, l’écoute active consiste à réellement participer aux paroles de l’autre partie et à faire des efforts pour comprendre ce qu’elle dit. Par exemple, l’utilisation de expressions telles que “Aidez-moi à comprendre” ou “Parlez-en davantage” vise à améliorer l’interaction avec l’autre partie.
Animateur : Combien de temps devrait durer une réunion individuelle ?
Steve: Nous avons des échanges individuels tous les jours, mais je veux parler de quelque chose de différent. Le livre que j’ai écrit s’appelle “Ravi de vous rencontrer : L’art et la science des réunions individuelles.” Dans ce contexte, les réunions individuelles sont entre un gestionnaire et un subordonné direct, plutôt que préparées pour le gestionnaire. C’est un espace spécial permettant aux employés d’exprimer leurs pensées et leurs idées, et le gestionnaire n’a qu’à réagir au contenu de l’employé. Les études montrent que lorsque les gestionnaires tiennent régulièrement de telles réunions individuelles, ils suivent les défis, les pensées, les préoccupations et les opportunités des employés, ce qui augmente leur engagement et facilite la rétention des talents de premier plan.
Nous avons mené des enquêtes selon deux aspects. Tout d’abord, nous avons demandé aux gens leur préférence en matière de fréquence des réunions en tête-à-tête avec leur responsable, la grande majorité choisissant une fois par semaine. Ensuite, nous avons observé la relation entre la fréquence et l’engagement au travail, constatant que des réunions en tête-à-tête une fois par semaine ou toutes les deux semaines étaient les plus efficaces. Les réunions mensuelles entraînaient souvent un manque de continuité dans la relation, et les discussions devenaient obsolètes et dispersées.
Animateur : Combien de personnes devrait rencontrer le directeur en tête-à-tête ?
Steve: Le directeur devrait avoir des réunions individuelles avec chaque subordonné direct. Idéalement, il ne devrait pas y avoir plus de dix subordonnés directs. La durée de ces réunions n’est pas importante, l’essentiel est la régularité. Une réunion de haute qualité de 20 minutes par semaine a le même impact qu’une réunion d’une heure. En tant que directeur, si vous estimez ne pas avoir le temps de tenir des réunions individuelles, vous perdrez vos meilleurs talents.
Présentateur: Si les réunions en tête-à-tête sont si importantes, pourquoi les gens hésitent-ils encore à les mener ?
**Steve：**Parce que tout le monde est occupé à gérer son temps, on se demande souvent quelles réunions peuvent être évitées. Un titre alternatif de mon livre pourrait être “Les réunions insubstituables par les e-mails”, car les réunions en tête-à-tête le sont effectivement.
Animateur : Pouvez-vous parler des réunions en tête-à-tête et de leur importance ?
Steve: Une réunion en tête-à-tête fait référence à une discussion approfondie entre deux participants, qui est essentielle pour établir la confiance, résoudre les problèmes et favoriser le développement personnel. Une telle réunion peut faciliter une communication plus directe et permettre aux deux parties de mieux comprendre leurs besoins et défis respectifs. En général, les personnes de niveau supérieur parlent le plus lors des réunions, mais elles ne comprennent pas vraiment la dynamique de la réunion. Plus un leader est haut placé, plus il est susceptible de s’immerger dans ses propres discours, pensant que c’est génial. Ils pensent que plus de personnes parlent, meilleure est l’expérience de la réunion. Par conséquent, ils peuvent considérer la réunion comme un succès à la fin, mais les autres participants ne ressentent pas nécessairement la même chose.
Animateur : Quel rôle joue la direction dans tout cela ?
**Steve：**Le concept de guidance et de réunion individuelle s’intègre parfaitement, un bon mentor n’a généralement pas d’agenda personnel, mais interagit vraiment avec le mentoré. Ces réunions individuelles offrent l’opportunité de fournir de la guidance et du soutien, mais c’est à l’employé d’initier le processus. Si un employé mentionne un problème spécifique, le manager peut proposer une solution, tandis que le mentor demandera comment vous pensez résoudre ce problème ?
Animateur : Selon vous, quel est le meilleur entre un mentor interne et un mentor externe ?
Steve： Cela dépend du rôle spécifique ainsi que de l’ancienneté de l’employé dans l’organisation. En général, pour certains postes de haut niveau, un mentor interne peut fournir plus d’informations pertinentes, tandis qu’un mentor externe peut être plus approprié dans des situations particulières.
Animateur : Comment mettre fin à une réunion ?
**Steve：**Bien que la réunion puisse se terminer, il n’y a souvent pas de conclusion claire. La meilleure réunion devrait s’arrêter cinq minutes ou trois minutes avant la fin, faire un résumé et clarifier ce que nous avons discuté.
Une forme de réunion différente
Animateur : Dans notre fondation, nous notons les réunions et établissons un classement à la fin. Est-ce une bonne idée ?
**Steve：**Very well, but the use of data needs to be more detailed. As I mentioned before, leaders often believe that they are better at conducting meetings than others, which leads to cognitive blind spots. When they think the meeting is running well, they are usually unwilling to make changes, so feedback and data are particularly important, which can help raise awareness.
Hôte : Devrions-nous tenir une réunion debout ?
Steve: Parfois oui, mais pas toujours. Les études montrent que les réunions debout prennent généralement la moitié moins de temps et donnent des résultats de qualité similaire. Mais si la réunion est longue, personne ne voudra rester debout tout le temps. Lors des réunions de direction, il y a plusieurs choix, tels que rester silencieux, faire tenir les participants debout ou faire des discussions en binôme avant les discussions de groupe. Par exemple, une réunion rapide de 15 minutes peut opter pour un format debout, mais si c’est une retraite de huit heures, rester debout n’est clairement pas le meilleur choix.
Animateur : Quelles sont les différences entre les réunions en ligne et les réunions en personne ?
**Steve：**Avant l’épidémie, les évaluations des réunions virtuelles étaient généralement basses, les gens préférant les interactions en personne. Cependant, avec le temps, l’adaptation des gens aux réunions virtuelles s’est améliorée et les résultats ont progressivement augmenté. Maintenant, les réunions virtuelles sont essentiellement aussi efficaces que les réunions en personne.
Ce qui est intéressant, c’est que les réunions virtuelles ont un potentiel plus élevé à certains égards. Parce que les réunions virtuelles sont essentiellement démocratiques, tout le monde est sur un pied d’égalité, sans effet de table principale. De plus, le chat en ligne peut apporter efficacement plus de voix, et les plugins de vote anonyme et de consensus rapide rendent les discussions plus efficaces, réduisant ainsi la possibilité d’être influencé par des voix dominantes. Ainsi, les réunions virtuelles présentent de nombreux avantages, et sont même supérieures à certains égards aux réunions en personne.
Animateur: Quelle est votre opinion sur le multitâche ?
Steve: En général, les gens font leur travail lorsqu’ils font plusieurs tâches lors des réunions. Ce comportement peut nuire à l’efficacité des réunions, mais il est bénéfique pour l’organisation. On pourrait dire que la gestion multitâche est un symptôme de mauvaises réunions.
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