Batas W-2: Kapan Pengusaha Harus Mengirim Dokumen Pajak dan Apa yang Terjadi Jika Mereka Tidak Melakukannya

2025-12-26 07:36:00

Saat musim pajak tiba, karyawan menghadapi tugas penting untuk mengumpulkan dokumen yang diperlukan guna mengajukan pengembalian pajak ke IRS. Bagi mereka yang berganti pekerjaan selama tahun tersebut, mendapatkan W-2 dari pemberi kerja sebelumnya sangat penting. Hukum mewajibkan mantan pemberi kerja untuk menyediakan dokumen ini tanpa memandang keadaan.

Memahami W-2: Dokumen Pajak Penting Anda

W-2, secara resmi dikenal sebagai Wage and Tax Statement, adalah formulir utama yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan rincian kompensasi karyawan. Dokumen ini mencerminkan pajak yang dipotong dari gaji dan mendokumentasikan manfaat tambahan. Pemberi kerja harus mengajukan salinan kepada karyawan dan IRS.

Komponen penting dari W-2 meliputi:

Total Kompensasi: Melaporkan semua gaji, tips, dan kompensasi yang diperoleh selama tahun tersebut
Pemotongan Federal: Rincian jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong dari penghasilan Anda berdasarkan pilihan pemotongan
Potongan Jaminan Sosial dan Medicare: Menunjukkan kontribusi yang dikreditkan untuk manfaat di masa depan
Pemotongan Negara dan Lokal: Mendokumentasikan pajak penghasilan negara atau lokal yang dipotong (di mana berlaku)
Kontribusi Tambahan: Informasi tentang tabungan pensiun, premi asuransi kesehatan, dan manfaat pra-pajak lainnya

Data W-2 secara langsung memengaruhi keakuratan pengajuan pajak federal dan negara bagian Anda. Setiap ketidaksesuaian antara penghasilan yang Anda laporkan dan pengajuan W-2 dari pemberi kerja akan memicu tinjauan IRS.

Garis Waktu: Kapan Pemberi Kerja Mengirim Formulir W-2?

IRS menetapkan batas waktu tegas yang mengharuskan pemberi kerja mengeluarkan formulir W-2 paling lambat 31 Januari setelah tahun pajak. Jika tanggal ini jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2023, semua formulir harus dikirim secara pos atau elektronik paling lambat 31 Januari 2024.

Garis waktu ini memastikan karyawan menerima cukup waktu untuk mempersiapkan dan mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu 15 April. Kegagalan memenuhi persyaratan ini dapat menyebabkan pemberi kerja menghadapi konsekuensi keuangan yang besar.

Mengambil W-2 yang Hilang: Langkah-Langkah Tindakan Anda

Jika Anda belum menerima W-2 Anda pada akhir Januari atau setelahnya, lakukan langkah-langkah berikut:

Hubungi Departemen Penggajian atau HR

Hubungi langsung tim sumber daya manusia atau penggajian dari mantan pemberi kerja Anda—mereka yang mengelola dokumen ini. Minta formulir tersebut, konfirmasi alamat atau email Anda saat ini, dan periksa perkiraan waktu pengiriman. Pertimbangkan bahwa pemberi kerja biasanya mengirim formulir sebelum batas waktu, jadi kemungkinan ada keterlambatan pos.

Akses Portal Online Pemberi Kerja Anda

Banyak organisasi kini menyediakan akses elektronik W-2 melalui portal aman. Jika tersedia, masuk dengan kredensial Anda dan unduh formulir segera.

Minta Bantuan IRS

Jika pemberi kerja mengabaikan permintaan berulang, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan data pribadi Anda, informasi pemberi kerja sebelumnya, tanggal kerja, dan perkiraan penghasilan dari slip gaji terakhir Anda. IRS kemudian akan menghubungi pemberi kerja Anda untuk mendapatkan formulir yang hilang.

Ajukan Pengajuan Mendekati Batas Waktu

Dua alternatif tersedia jika mendekati tenggat 15 April:

Minta Perpanjangan Pengajuan: Ajukan Formulir 4868 untuk mendapatkan perpanjangan enam bulan. Ingat bahwa perpanjangan memberi waktu pengajuan, bukan pembebasan pembayaran—hitung perkiraan kewajiban pajak Anda dan kirim pembayaran sebelum 15 April. Setelah diperpanjang, Anda dapat memesan Transkrip Penghasilan dan Penghasilan IRS untuk memverifikasi semua penghasilan yang dilaporkan, meskipun penerimaannya mungkin sampai Juni atau Juli.
Ajukan Menggunakan Formulir Pengganti: Isi Formulir 4852 (Pengganti Formulir W-2) dengan perkiraan penghasilan dan pemotongan terbaik Anda. Perlu diingat bahwa perbedaan signifikan antara perkiraan Anda dan W-2 sebenarnya mungkin memerlukan pengajuan amandemen nanti.

Konsultasi dengan profesional pajak disarankan untuk situasi yang kompleks.

Denda Pemberi Kerja: Ketika W-2 Tiba Terlambat atau Tidak Sama Sekali

IRS memberlakukan denda ketat terhadap pemberi kerja yang gagal mengajukan formulir W-2 atau mengirimkannya melewati batas waktu. Regulasi federal menetapkan denda per formulir untuk setiap kejadian ketidakpatuhan, tanpa batasan total.

Struktur denda saat ini untuk 2024:

Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
Setelah 1 Agustus atau tidak pernah diajukan: $310 per formulir
Disregard dengan sengaja: $630 per formulir

Denda ini berlaku secara terpisah untuk pengajuan IRS dan salinan karyawan. Sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang mengajukan pada bulan September menghadapi $310 dikalikan dengan 2 (salinan IRS plus salinan karyawan), totalnya $620 per karyawan, atau $6.200 secara keseluruhan. Biaya bunga akan menambah denda ini lebih jauh.

Mekanisme penegakan ini memastikan pemberi kerja memprioritaskan distribusi W-2 tepat waktu dan mendorong kepatuhan terhadap kewajiban pengajuan IRS.

Lihat Asli

Halaman ini mungkin berisi konten pihak ketiga, yang disediakan untuk tujuan informasi saja (bukan pernyataan/jaminan) dan tidak boleh dianggap sebagai dukungan terhadap pandangannya oleh Gate, atau sebagai nasihat keuangan atau profesional. Lihat Penafian untuk detailnya.