Сроки подачи формы W-2: когда работодатели должны отправлять налоговые документы и что произойдет, если они этого не сделают

2025-12-26 07:36:00

Когда наступает налоговый сезон, сотрудники сталкиваются с важной задачей — сбором необходимой документации для подачи деклараций в IRS. Для тех, кто менял работу в течение года, получение формы W-2 от предыдущего работодателя является обязательным. Закон требует, чтобы бывшие работодатели предоставляли этот документ независимо от обстоятельств.

Понимание W-2: ваш важнейший налоговый документ

Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», — основной документ, который работодатели используют для отчета о деталях компенсации сотрудника. Этот документ отражает удержанные налоги из зарплаты и фиксирует дополнительные льготы. Работодатели обязаны подавать копии как сотруднику, так и в IRS.

Ключевые компоненты W-2 включают:

Общая компенсация: указывает все заработки, чаевые и вознаграждения за год
Федеральный налоговый вычет: детали суммы федерального подоходного налога, удержанного из вашей зарплаты в соответствии с вашими выборами по налоговым удержаниям
Взносы в социальное обеспечение и Medicare: показывают взносы, зачисляемые на будущие пособия
Государственные и местные налоговые удержания: документируют удержанные налоги штата или местных налогов (где применимо)
Дополнительные взносы: информация о пенсионных сбережениях, страховых взносах на здоровье и других предналоговых льготах

Данные W-2 напрямую влияют на точность подачи ваших федеральных и региональных налоговых деклараций. Любые расхождения между заявленным доходом и поданной работодателем формой W-2 вызовут проверку IRS.

Сроки: когда работодатели отправляют формы W-2?

IRS устанавливает строгий срок — формы W-2 должны быть выданы до 31 января следующего за налоговым годом. Если эта дата приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2023 все формы, отправленные по почте или в электронном виде, должны быть получены не позднее 31 января 2024.

Этот график обеспечивает сотрудникам достаточное время для подготовки и подачи деклараций до крайнего срока 15 апреля. Несоблюдение этого требования влечет за собой значительные финансовые последствия для работодателей.

Получение отсутствующего W-2: ваши действия

Если вы не получили свой W-2 к концу января или позже, выполните следующие шаги:

Обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию

Свяжитесь напрямую с отделом кадров или бухгалтерией вашего бывшего работодателя — они отвечают за эти документы. Запросите форму, подтвердите ваш текущий адрес или электронную почту и уточните предполагаемый срок доставки. Учтите, что работодатели отправляют формы к сроку, поэтому возможны задержки по почте.

Доступ через онлайн-портал работодателя

Многие организации сейчас предоставляют электронный доступ к W-2 через защищенные порталы. Если такая возможность есть, войдите с помощью своих учетных данных и скачайте форму немедленно.

Обратитесь за помощью в IRS

Если ваш работодатель игнорирует повторные запросы, свяжитесь с IRS по телефону 1-800-829-1040. Подготовьте свои личные данные, информацию о предыдущем работодателе, даты работы и предполагаемый доход по последнему платежному ведомости. IRS затем свяжется с вашим бывшим работодателем для получения отсутствующего документа.

Подача с приближением к сроку

Если приближается срок 15 апреля, есть два варианта:

Запросить продление подачи: подайте форму 4868, чтобы получить шесть месяцев на подготовку. Помните, что продление дает только время на подачу, а не на оплату — рассчитайте предполагаемый налог и оплатите его до 15 апреля. После продления вы можете заказать транскрипт IRS о доходах и удержаниях, чтобы проверить все заявленные доходы, хотя получение может занять до июня или июля.
Подача с помощью заменяющей формы: заполните форму 4852 (Заменяющая форма для W-2), указав свои лучшие оценки доходов и удержаний. Имейте в виду, что существенные расхождения между вашими оценками и фактическим W-2 могут потребовать последующих исправлений.

Для сложных ситуаций рекомендуется консультация с налоговым специалистом.

Штрафы работодателей: что происходит, если W-2 приходят с опозданием или не приходят вовсе

IRS строго наказывает работодателей за несвоевременную подачу W-2 или их непредставление. Федеральные правила предусматривают штрафы за каждое нарушение, без ограничения по сумме.

Текущая структура штрафов на 2024 год:

До 30 дней после срока: $60 за форму
От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
После 1 августа или если форма не подана: $310 за форму
Намеренное игнорирование: $630 за форму

Штрафы начисляются отдельно за подачу в IRS и за предоставление копий сотрудникам. Например, компания с 10 сотрудниками, которая подает формы в сентябре, заплатит $310 умноженное на 2 (за копию IRS плюс копию сотрудника), итого $620 за каждого сотрудника, или всего $6,200. Проценты по штрафам увеличивают их сумму.

Эти меры принуждения обеспечивают своевременную выдачу W-2 и стимулируют работодателей соблюдать обязательства по подаче в IRS.

Посмотреть Оригинал

На этой странице может содержаться сторонний контент, который предоставляется исключительно в информационных целях (не в качестве заявлений/гарантий) и не должен рассматриваться как поддержка взглядов компании Gate или как финансовый или профессиональный совет. Подробности смотрите в разделе «Отказ от ответственности» .