Editor’s note: Dalam latar belakang acara Token2049 yang baru saja berakhir, terdapat pembahasan tentang bagaimana meningkatkan efektivitas pertemuan, terutama dalam situasi di mana konten pertemuan sering kali terasa berlebihan. Kami berharap agenda pertemuan yang benar-benar unggul disajikan dalam bentuk permasalahan yang perlu dipecahkan, untuk meningkatkan rasa tujuan dan keterlibatan peserta. Selain itu, kami menekankan pentingnya peserta pertemuan untuk terkait dengan topik diskusi, serta menghindari dampak negatif dari jumlah peserta yang terlalu banyak terhadap efisiensi. Suasana pertemuan yang baik tidak terlepas dari bimbingan yang aktif oleh para pemimpin, yang perlu mengikuti perkembangan tim, dan mendorong pertukaran dan tabrakan antara berbagai sudut pandang. Selain itu, pertemuan satu lawan satu secara berkala juga merupakan sarana penting untuk meningkatkan keterlibatan dan tingkat retensi karyawan, terutama jika manajer mampu mendengarkan dan memahami kebutuhan karyawan. Secara keseluruhan, peningkatan kualitas pertemuan harus mengikuti tujuan utama, desain struktur, pemilihan peserta, dan mekanisme umpan balik, untuk memastikan bahwa setiap pertemuan memberikan nilai yang substansial.
Ringkasan Kesimpulan Pembahasan Inti:
· Keperluan dan Kunci Keberhasilan Konferensi
· Frekuensi dan Pengaturan Agenda Rapat
· Sikap pengelola dan peserta konferensi
· Waktu dan Ringkasan Umpan Balik Rapat
· Bentuk pertemuan dan pentingnya pertemuan satu lawan satu
· Hubungan antara panduan dan umpan balik
![]()
Keperluan dan Tujuan Pertemuan
**Pembawa Acara: Apakah benar jumlah pertemuan sangat banyak sekarang? Di Amerika Serikat, mungkin ada lebih dari satu miliar pertemuan setiap hari, di antaranya ada yang sangat sukses, dan ada juga yang kurang memuaskan. Hari ini kita akan membahas bagaimana meningkatkan pertemuan. Steve, apakah Anda datang ke Oslo untuk pertemuan ini?
**Steve：**Tidak salah, ini adalah pertemuan yang ingin saya ikuti.
**Moderator: Bagaimana minat anda dalam konferensi ini muncul?
**Steve：**Sejujurnya, saya juga tidak bisa menjelaskannya dengan jelas, hanya karena setiap hari penuh dengan rapat, tetapi saya merasa tidak ada rasa pencapaian apa pun, ini membuat saya sangat frustrasi. Apakah perasaan ini umum di antara banyak pekerja? Jawabannya pasti iya, hari-hari penuh rapat membuat orang menjadi sangat lelah.
Pemandu acara: Apa kunci dari pertemuan yang sukses?
Suksesnya rapat memiliki beberapa faktor kunci, yang pertama adalah tujuan yang jelas. Penelitian menunjukkan bahwa moderator rapat terbaik memiliki satu kesamaan, yaitu dia memandang dirinya sebagai pengelola waktu orang lain. Saat Anda berpikir seperti ini, Anda akan lebih bermaksud dalam memilih, merancang, memandu, dan mengakhiri rapat. Kami biasanya mempertahankan kesadaran manajemen ini ketika bertemu dengan stakeholder penting, tetapi kami sering kali mengabaikan standar ini ketika rapat dengan tim atau rekan kerja. Kami akan membahas bagaimana menerapkan kesadaran tujuan ini dalam pemilihan yang spesifik.
Frekuensi dan Format Pertemuan
Pemandu acara: Jadi kapan sebaiknya rapat diadakan?
Steve: Pertemuan harus diadakan dalam situasi yang memiliki tujuan yang jelas, membutuhkan interaksi dan partisipasi.
Pemandu: Apakah kita harus mengatur pertemuan secara teratur, misalnya setiap hari Senin?
Steve: Jika ada alasan yang cukup, ini bisa diatur seperti itu, tetapi kita tidak boleh hanya mengadakan pertemuan karena kebiasaan. Kita harus lebih berhati-hati untuk memastikan hanya mengatur pertemuan saat mutlak diperlukan.
Pemandu acara: Kapan sebaiknya mengirim email?
Steve: Beberapa email sebenarnya dapat diubah menjadi pertemuan, sementara beberapa pertemuan dapat digantikan dengan email, kuncinya adalah apakah kontennya membutuhkan interaksi. Jika kontennya membutuhkan partisipasi, pertemuan adalah bentuk yang ideal. Mari kita bahas metode teknis, yang berhubungan erat dengan agenda pertemuan. Semua orang tahu pentingnya membuat agenda, dan saya ingin mengajukan metode alternatif untuk membantu menentukan kapan harus mengadakan pertemuan dan kapan tidak perlu.
Daripada mencantumkan agenda sebagai topik diskusi, lebih baik memandangnya sebagai pertanyaan yang perlu dijawab. Dengan membatasi agenda sebagai pertanyaan, Anda perlu berhenti sejenak dan memikirkan dengan serius: mengapa saya perlu mengadakan pertemuan ini?
Dengan cara ini, Anda akan lebih jelas siapa peserta kunci rapat, karena mereka terkait erat dengan masalah-masalah ini. Pada saat yang sama, ini juga memungkinkan Anda untuk lebih baik menilai apakah rapat berhasil - jika pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab, maka rapat tersebut efektif. Jika Anda tidak dapat mengidentifikasi masalah apa pun, maka mungkin tidak perlu mengadakan rapat.
Peserta Konferensi, Skala, Waktu, Semua Proses Ringkas Lengkap
**Pembawa Acara: Apa itu pola pikir manajer?
**Steve：**Ini berarti Anda menghormati waktu orang lain saat mengundang mereka untuk menghadiri pertemuan. Ketika Anda memiliki pola pikir manajerial seperti ini, Anda akan membuat pilihan dengan lebih teliti, memastikan investasi waktu pertemuan ini bernilai, dan membuat orang merasa ini bukanlah pemborosan, melainkan sesuatu yang bernilai.
Pembawa Acara: Siapa yang seharusnya menghadiri pertemuan?
**Steve：**Orang-orang yang hadir dalam pertemuan seharusnya adalah orang-orang yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan penting. Selama pandemi, kita sering mengundang banyak orang secara sembarangan agar tidak ada yang merasa terpinggirkan. Keinginan untuk memperluas skala pertemuan ini berasal dari tiga faktor: pertama, karena kebaikan hati, ingin melibatkan setiap orang; kedua, karena malas, secara sembarangan mengambil slot kalender orang lain; ketiga, karena rasa tidak aman, terutama di latar belakang bekerja dari jarak jauh, para pemimpin kekurangan kepercayaan dalam manajemen, sehingga mereka mengekspresikan keberadaan manajemen dengan menambah jumlah orang dalam pertemuan.
**Pembawa acara: Berapa skala konferensi yang ideal?
Steve: Tergantung pada efek interaktif yang ingin dicapai, jika benar-benar ingin menciptakan interaksi, lebih dari 8 orang akan sangat sulit, pembawa acara harus memiliki kemampuan bimbingan yang kuat.
**Pembawa Acara: Berapa lama pertemuan harus berlangsung?
Steve: Sebaiknya kita mengendalikan waktu rapat sesingkat mungkin, tetapi seringkali waktu rapat akan terisi penuh. Inilah yang disebut Hukum Parkinson, pekerjaan akan meluas sesuai dengan waktu yang dialokasikan. Jika rapat dijadwalkan selama 60 menit, maka akan digunakan selama 60 menit. Namun, kita dapat memanfaatkan prinsip ini. Jika waktu rapat disingkat menjadi 25 menit, sebenarnya tugas juga dapat diselesaikan. Penelitian menunjukkan bahwa dengan mengurangi waktu rapat sekitar 5 menit, justru akan menciptakan tekanan positif, meningkatkan fokus, dan kinerja tim akan lebih baik.
Pembawa acara: Apakah berguna untuk mencatat konten pertemuan bagi orang yang tidak bisa hadir?
Steve: Ya, mencatat isi rapat membantu orang-orang yang absen merasa tidak apa-apa.
**Pembawa acara: Bagaimana membuat pertemuan menjadi efektif dan menarik?
Pembawa acara harus menyadari bahwa mereka adalah tuan rumah acara, mereka perlu menyambut peserta, memperkenalkan, mengungkapkan rasa terima kasih, dan membantu semua orang beralih dari keadaan sebelumnya ke dalam acara. Misalnya: Saya belum mendengar pendapatmu, Gon, apa pendapatmu tentang ini? Atau: Sandy, saya tahu kamu sedang melakukan pekerjaan serupa, bisakah kamu berbagi? Dengan cara ini, pembawa acara dapat mendorong benturan pandangan yang berbeda dan mendorong rangkuman saat acara berakhir.
MC: Anda menyebutkan pentingnya konflik dalam rapat. Kami pernah mengundang pendiri Pixar, Ed Catmull, yang menyebutkan Steve Jobs. Dia pernah memecat dua anggota dewan direksi karena mereka tidak pernah berbeda pendapat dengan dia dalam rapat. Dia mengatakan bahwa jika Anda tidak menyuarakan keberatan, maka Anda tidak memberikan kontribusi pada perusahaan. Bagaimana cara menciptakan lingkungan di mana orang-orang bersedia menyatakan pendapat yang berbeda?
**Steve：**Kita tentu berharap adanya konflik dalam pertemuan, tetapi konflik tersebut seharusnya bersifat pemikiran, bukan kepribadian. Untuk menciptakan budaya konflik ini, pertama-tama, para pemimpin perlu dengan jelas menyatakan harapan mereka. Ketika pertemuan berlangsung, harus mendorong benturan pemikiran ini. Selain itu, keheningan juga merupakan cara yang efektif untuk menciptakan konflik. Jika kelompok berinteraksi tanpa suara, misalnya semua orang mengetik bersama di dokumen, efek dari brainstoeming akan lebih baik. Dengan cara ini, setiap orang dapat secara bersamaan berkontribusi dengan ide-ide mereka, tanpa terpengaruh oleh pembicara pertama, sehingga mendapatkan lebih banyak pendapat yang berbeda.
Pemandu acara: Bagaimana cara menjadi pendengar yang baik?
Steve: Mendengarkan memiliki beberapa komponen, intinya adalah peduli dengan apa yang dikatakan orang lain. Oleh karena itu, mendengarkan secara aktif berarti benar-benar terlibat dalam percakapan mereka dan berusaha memahami apa yang mereka katakan. Misalnya, Anda dapat menggunakan ungkapan seperti ‘tolong jelaskan lebih lanjut’ atau ‘silakan ceritakan lebih banyak’ untuk berinteraksi dengan mereka lebih baik.
Pembawa Acara: Berapa lama seharusnya dilakukan pertemuan satu lawan satu?
**Steve：**Kami berkomunikasi satu lawan satu setiap hari, tetapi saya ingin membicarakan hal yang berbeda. Buku yang saya tulis berjudul “Senang Bertemu Anda: Seni dan Ilmu dari Pertemuan Satu Lawan Satu”. Dalam konteks ini, pertemuan satu lawan satu dilakukan antara manajer dan bawahan langsung, bukan untuk persiapan manajer. Ini adalah ruang khusus di mana karyawan dapat mengungkapkan pemikiran dan ide mereka, sementara manajer hanya perlu merespons isi dari karyawan. Penelitian menunjukkan bahwa ketika manajer secara teratur melakukan pertemuan satu lawan satu seperti ini, ikuti tantangan, pemikiran, kekhawatiran, dan peluang karyawan, tingkat keterlibatan karyawan akan lebih tinggi, dan bakat terbaik juga akan lebih mudah dipertahankan.
Kami melakukan survei dari dua sisi. Pertama, kami menanyakan preferensi frekuensi pertemuan satu lawan satu antara orang-orang dengan manajer, dan sebagian besar orang memilih sekali seminggu. Kemudian, kami mengamati hubungan antara frekuensi dan tingkat keterlibatan kerja, dan menemukan bahwa pertemuan satu lawan satu sekali seminggu atau sekali dua minggu memiliki efek terbaik. Pertemuan bulanan seringkali mengakibatkan kurangnya kesinambungan hubungan, pembahasan menjadi kuno dan tersebar.
Pembawa Acara: Berapa banyak orang yang seharusnya ditemui oleh manajer dalam pertemuan satu lawan satu?
Steve: Manajer harus melakukan pertemuan satu lawan satu dengan setiap bawahan langsung. Idealnya, tidak lebih dari sepuluh bawahan langsung. Durasi pertemuan ini tidak begitu penting, yang penting adalah konsistensinya, efek pertemuan berkualitas tinggi selama 20 menit per minggu sama dengan pertemuan satu jam. Sebagai seorang manajer, jika Anda merasa tidak punya waktu untuk melakukan pertemuan satu lawan satu, maka Anda akan kehilangan bakat terbaik.
**Pemandu acara: Jika pertemuan satu lawan satu begitu penting, mengapa orang masih ragu untuk melakukannya?
**Steve：**Karena setiap orang sibuk dengan manajemen waktu, sering kali memikirkan pertemuan mana yang bisa dihilangkan. Judul alternatif buku saya adalah Pertemuan yang Tidak Dapat Digantikan oleh Email, karena memang begitulah pertemuan satu lawan satu.
**Pembawa Acara: Bisakah Anda berbicara tentang konferensi satu lawan satu dan pentingnya?
Steve: Pertemuan satu lawan satu adalah diskusi mendalam antara dua peserta yang sangat penting untuk membangun kepercayaan, menyelesaikan masalah, dan mendorong perkembangan pribadi. Pertemuan semacam ini dapat mendorong komunikasi yang lebih langsung, memungkinkan kedua belah pihak lebih memahami kebutuhan dan tantangan satu sama lain. Biasanya, orang-orang di tingkat kepemimpinan paling tinggi berbicara paling banyak dalam pertemuan, tetapi mereka tidak benar-benar memahami dinamika pertemuan. Semakin tinggi tingkat kepemimpinan, semakin mudah untuk terjebak dalam ucapan sendiri dan berpikir itu adalah hal yang luar biasa. Mereka berpikir semakin banyak orang berbicara, semakin baik pengalaman pertemuan. Oleh karena itu, mereka mungkin merasa sukses setelah pertemuan berakhir, tetapi peserta lain mungkin tidak merasakan hal yang sama.
Pemandu acara: Apa peran panduan dalam ini?
Steve: Konsep panduan dan pertemuan satu lawan satu saling melengkapi dengan sempurna, mentor yang baik biasanya tidak memiliki agenda pribadi tetapi berinteraksi secara nyata dengan yang dibimbing. Pertemuan satu lawan satu ini memberi kesempatan untuk memberikan panduan dan bimbingan, tetapi karyawan adalah orang yang memulai proses ini. Jika karyawan mengajukan masalah tertentu, manajer dapat memberikan solusi, sedangkan mentor akan bertanya bagaimana menurutmu cara menyelesaikan masalah ini?
Pembawa Acara: Menurutmu, mana yang lebih baik, mentor internal atau mentor eksternal?
**Steve：**Ini bergantung pada peran spesifik dan sejauh mana karyawan tersebut baru atau sudah lama di organisasi. Secara umum, untuk beberapa posisi senior, mentor internal dapat memberikan informasi yang lebih relevan, sementara mentor eksternal mungkin lebih cocok dalam situasi tertentu.
**Pembawa acara: Bagaimana cara mengakhiri sebuah pertemuan?
**Steve：**Meskipun pertemuan akan berakhir, seringkali tidak ada akhir yang jelas. Pertemuan terbaik seharusnya berhenti lima menit atau tiga menit sebelum berakhir, melakukan ringkasan, dan menegaskan bahwa kita telah mendiskusikan konten ini.
Bentuk Pertemuan yang Berbeda
**Pembawa Acara: Di yayasan kami, kami akan memberi peringkat pada pertemuan, dan setelah pertemuan berakhir, akan ada daftar peringkat. Apakah ini ide yang baik?
**Steve：**Bagus, tetapi penggunaan data perlu lebih teliti. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, pemimpin sering merasa lebih baik dalam memimpin rapat daripada orang lain, ini menyebabkan titik buta dalam pemikiran. Ketika mereka merasa rapat berjalan dengan baik, mereka biasanya enggan untuk berubah, oleh karena itu umpan balik dan data menjadi sangat penting untuk membantu meningkatkan kesadaran.
Pemandu acara: Apakah kita harus mengadakan rapat sambil berdiri?
Steve: Kadang-kadang bisa, tapi tidak selalu begitu. Penelitian menunjukkan bahwa rapat berdiri biasanya membutuhkan waktu setengahnya, dan hasilnya kualitasnya mirip. Tapi jika rapat berlangsung lama, tidak ada yang mau berdiri terus menerus. Ada banyak pilihan saat memimpin rapat, seperti tetap diam, meminta peserta rapat berdiri, atau melakukan diskusi berpasangan sebelum diskusi kelompok. Misalnya, rapat cepat selama 15 menit bisa dilakukan dalam bentuk berdiri, tetapi jika rapat retret selama delapan jam, berdiri jelas bukan pilihan terbaik.
Pemandu Acara: Apa Perbedaan antara Konferensi Online dan Konferensi Tatap Muka?
Steve: Sebelum pandemi, penilaian rapat virtual umumnya rendah, orang lebih suka berkomunikasi tatap muka. Namun seiring berjalannya waktu, adaptasi orang terhadap rapat virtual meningkat dan efeknya bertambah baik. Sekarang, efek rapat virtual hampir sama dengan rapat tatap muka.
Menariknya, pertemuan virtual memiliki potensi yang lebih besar dalam beberapa hal. Karena pada dasarnya pertemuan virtual adalah demokratis, di mana setiap orang dianggap sama dan tidak ada efek kehadiran pemimpin rapat. Selain itu, obrolan online dapat membawa lebih banyak suara secara efektif, dan plugin voting anonim dan Konsensus yang cepat dapat mempercepat diskusi dan mengurangi kemungkinan dipengaruhi oleh suara yang kuat. Oleh karena itu, pertemuan virtual memiliki banyak keuntungan, bahkan lebih baik dalam beberapa hal daripada pertemuan tatap muka.
Pemandu acara: Apa pendapatmu tentang penanganan tugas ganda?
Steve: Orang-orang biasanya melakukan multitasking saat rapat, mereka sebenarnya sedang bekerja. Perilaku ini dapat merusak efektivitas rapat, tetapi bermanfaat bagi organisasi. Dapat dikatakan bahwa multitasking adalah gejala rapat yang buruk.
“Tautan Asli”
