Hiểu đúng các nguyên tắc cơ bản của việc nhận lương: Các con số cần thiết và kỹ thuật viết đúng

Trước khi bạn bắt đầu viết, việc hiểu cách viết số trong mẫu séc là điều cực kỳ quan trọng—nhưng trước tiên, bạn cần nhận diện ba số cơ bản xuất hiện trên mọi chiếc séc. Những định danh này là cánh cửa dẫn đến việc sử dụng séc an toàn và chính xác.

Ba Số Quan Trọng Mà Mọi Người Viết Séc Cần Phải Biết

Hãy xem chiếc séc của bạn như một hệ thống định danh tài chính. Mã routing ngân hàng của bạn (luôn gồm chín chữ số) hoạt động như một định danh duy nhất của tổ chức tài chính của bạn trong hệ thống ngân hàng. Số này xuất hiện ở góc dưới bên trái và trở nên thiết yếu cho các giao dịch trực tuyến và chuyển khoản điện tử. Số tài khoản của bạn, hiển thị ở trung tâm phía dưới, là định danh cho tài khoản séc cá nhân của bạn—đây là điểm phân biệt tài khoản của bạn với các tài khoản khác tại ngân hàng. Cuối cùng, số séc xuất hiện hai lần: ở góc trên bên phải và bên cạnh số tài khoản của bạn. Việc đánh số theo trình tự này giúp bạn theo dõi các séc đã viết và theo thứ tự.

Ba số này tạo thành nền tảng cho an ninh và tổ chức của séc. Biết vị trí của chúng giúp tránh nhầm lẫn khi gửi tiền và duy trì hồ sơ chính xác.

Cách Viết Séc: Các Bước Thực Hiện Từng Bước

Đặt Ngày và Xác Định Người Nhận

Bắt đầu bằng cách điền ngày hôm nay vào góc trên bên phải. Dấu thời gian này cho người nhận biết khi nào bạn đã ủy quyền thanh toán và giúp thiết lập dòng thời gian rõ ràng cho hồ sơ tài chính của bạn. Tiếp theo là dòng người nhận—“Pay to the Order of”—nơi độ chính xác rất quan trọng. Đảm bảo bạn điền đúng tên hợp pháp của người, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Một tên sai chính tả có thể gây rắc rối khi đổi hoặc gửi tiền séc của bạn.

Cách Viết Số Trong Séc: Hệ Thống Số Tiền Hai Phần

Đây là nơi độ chính xác không thể thương lượng. Ở phía bên phải của séc, viết số tiền bằng số gần mép trái của ô. Vị trí này giúp ngăn chặn gian lận—nếu để quá nhiều không gian bên trái, kẻ gian có thể chèn thêm chữ số và thay đổi số tiền của bạn từ $100 đến 2.100 đô la.

Dưới dòng người nhận, viết số tiền bằng chữ. Ví dụ, một séc trị giá 243,26 đô la sẽ là “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Số tiền viết bằng chữ có ưu tiên pháp lý nếu có sự khác biệt giữa số và chữ, khiến bước này rất quan trọng. Nhiều người bỏ qua bước này, nhưng ngân hàng và người nhận coi trọng điều đó.

Thêm Ngữ Cảnh Với Dòng Ghi Chú

Mặc dù tùy chọn, phần ghi chú là nơi bạn gửi lời cảm ơn từ tương lai. Sử dụng không gian này cho số tài khoản, tham chiếu hóa đơn hoặc bất kỳ chi tiết nào giúp bạn theo dõi lý do viết séc này. Khi thanh toán hóa đơn tiện ích, thuế hoặc nhà cung cấp, điều này đặc biệt hữu ích cho việc đối chiếu.

Chữ Ký Không Thể Bị Bỏ Qua

Chữ ký của bạn ở góc dưới bên phải là sự ủy quyền hợp pháp của bạn. Nếu không có chữ ký, séc sẽ không hợp lệ. Đừng ký cho đến khi bạn đã điền xong tên người nhận và cả hai khoản tiền—ký một chiếc séc chưa điền đầy đủ là rủi ro về an ninh.

Ứng Dụng Thực Tế: Thanh Toán Hóa Đơn Tiện Ích

Hãy tưởng tượng công ty điện lực của bạn gửi hóa đơn trị giá 113,97 đô la. Thông báo yêu cầu thanh toán bằng séc. Quá trình diễn ra như sau:

• Ngày: Điền ngày bạn gửi séc (ví dụ, ngày 1 tháng 7 năm 2022)
• Người nhận: Ghi đúng tên công ty như trên hóa đơn—“ABC Electric”
• Số tiền bằng số: Ghi “$113.97” trong ô bên phải
• Số tiền bằng chữ: Ghi “One hundred thirteen dollars and 97/100”
• Ghi chú: Công ty tiện ích của bạn có thể yêu cầu số tài khoản của bạn ở đây—thêm vào
• Chữ ký: Xem lại mọi thứ và ký tên

Phương pháp này giúp tránh bị từ chối và đảm bảo người nhận xử lý thanh toán của bạn đúng cách.

Các Biện Pháp Bảo Mật: Bảo Vệ Séc của Bạn Trước Gian Lận

Ngăn chặn gian lận bắt đầu trước khi séc rời tay bạn. Luôn sử dụng mực vĩnh viễn (bút bi, không phải bút chì) để thông tin không thể bị xóa. Không ký các séc trống hoặc viết séc trả tiền cho “tiền mặt”—cả hai đều dễ bị lợi dụng. Không viết séc có ngày sau ngày hiện tại trừ khi thực sự cần thiết, và tránh để trống chỗ có thể thêm thông tin khác, đặc biệt trong phần số tiền.

Những biện pháp phòng ngừa này có vẻ đơn giản, nhưng chúng chặn đứng các thủ đoạn gian lận séc phổ biến nhất.

Theo Dõi và Đối Chiếu: Công Việc Phía Sau

Ghi chép chi tiết mọi séc bạn viết. Ghi số séc, ngày, người nhận, mô tả giao dịch và số tiền. Sử dụng sổ ghi séc (thường đi kèm séc của bạn), bảng tính hoặc ứng dụng ngân hàng. Đối chiếu hàng tháng với sao kê ngân hàng để đảm bảo tất cả giao dịch đều được ghi nhận và phát hiện hoạt động trái phép.

Kỷ luật tổ chức này bảo vệ sức khỏe tài chính của bạn và cung cấp tài liệu khi có tranh chấp.

Nhận và Ký Thừa Nhận Séc: Vai Trò Người Nhận

Khi nhận séc, cần ký thừa nhận trước khi gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt. Lật mặt sau của séc và tìm khu vực ký thừa nhận. Phương pháp phổ biến nhất là ký tên trống—chỉ cần ký tên của bạn. Tuy nhiên, đây là phương pháp ít an toàn nhất; sau khi ký, bất kỳ ai giữ séc đều có thể cố gắng đổi lấy tiền.

Để an toàn hơn, viết “For Deposit Only to Account Number [Số tài khoản của bạn]” rồi ký. Điều này giới hạn séc chỉ để gửi tiền và ngăn chặn đổi lấy tiền trái phép. Nếu bạn chuyển séc cho người thứ ba, viết “Pay to the order of [Tên người]” rồi ký—mặc dù không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận ký thừa của bên thứ ba, nên kiểm tra trước.

Đối với gửi tiền qua điện thoại di động, một số ngân hàng yêu cầu thêm “For Mobile Deposit To [Tên ngân hàng]” vào phần ký thừa. Kiểm tra yêu cầu cụ thể của ngân hàng trong ứng dụng hoặc tài liệu dịch vụ khách hàng của họ.

Gửi Tiền Séc: Ba Phương Pháp Hiện Đại

Tại quầy: Đến chi nhánh ngân hàng, ký thừa séc và đưa cho nhân viên. Xuất trình giấy tờ tùy thân và ghi rõ ý định hoặc điền phiếu gửi tiền.

Gửi qua ATM: Nhiều máy ATM chấp nhận gửi tiền séc. Ký thừa séc, chèn vào khe phù hợp (có thể cần bỏ vào phong bì), và làm theo hướng dẫn trên màn hình.

Gửi qua điện thoại di động: Chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc đã ký thừa bằng ứng dụng ngân hàng của bạn. Tải lên các hình ảnh này và nhập số tiền. Giữ séc vật lý cho đến khi tiền vào tài khoản, rồi tiêu hủy.

Đặt Mua Séc Mới: Bổ Sung Kho Séc

Khi hết séc, việc đặt hàng rất đơn giản. Hầu hết ngân hàng cho phép đặt hàng trực tuyến qua website hoặc ứng dụng—tìm mục dịch vụ khách hàng hoặc cài đặt tài khoản. Bạn cần số tài khoản, mã routing và số séc cuối cùng bạn đã viết để lô mới bắt đầu từ số tiếp theo.

Các nhà cung cấp séc bên thứ ba cung cấp lựa chọn thay thế, đôi khi với chi phí thấp hơn. Dù đặt ở đâu, hãy có séc hiện có để tham khảo tất cả thông tin cần thiết.

Các Tình Huống Cụ Thể

Séc có ngày sau ngày: Pháp lý ở hầu hết các nơi, mặc dù luật của từng bang có thể khác nhau. Một số sử dụng khi nguồn quỹ chưa sẵn sàng, nhưng ngân hàng hiện đại ít dùng hơn.

Viết cho IRS: Bao gồm thông tin séc tiêu chuẩn cộng thêm tên, địa chỉ, số điện thoại, số An sinh xã hội, năm thuế và mã mẫu liên quan. Ghi séc trả cho “U.S. Treasury,” không phải IRS. Tham khảo mẫu thuế hoặc hướng dẫn IRS để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Viết séc cho chính mình: Hoàn toàn hợp pháp. Ghi tên của bạn vào dòng người nhận để rút tiền mặt hoặc chuyển khoản giữa các tài khoản—mặc dù ngày nay hầu hết mọi người dùng chuyển khoản trực tuyến hoặc ATM cho việc này.

Kết Luận Cuối Cùng

Dù có các phương thức kỹ thuật số, séc vẫn giữ vị trí quan trọng trong ngân hàng hiện đại. Thành thạo cách viết số trong séc đúng cách, ký thừa an toàn và duy trì hồ sơ chính xác giúp giao dịch suôn sẻ và bảo vệ bạn khỏi gian lận. Dù là thanh toán hóa đơn, nhận lương hay quản lý chi phí doanh nghiệp, những kỹ năng cơ bản này giúp tài khoản séc của bạn hoạt động đúng như mong đợi.