Hạn chót của Mẫu W-2: Khi nào Nhà tuyển dụng phải gửi tài liệu thuế và điều gì xảy ra nếu họ không làm vậy

Khi mùa nộp thuế đến, nhân viên phải đối mặt với nhiệm vụ quan trọng là thu thập các tài liệu cần thiết để nộp tờ khai với IRS. Đối với những người đã thay đổi công việc trong năm, việc lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ là điều thiết yếu. Luật pháp quy định rằng các nhà tuyển dụng cũ phải cung cấp tài liệu này bất kể hoàn cảnh nào.

Hiểu về W-2: Tài liệu thuế quan trọng của bạn

W-2, chính thức gọi là Bảng lương và thuế, là mẫu chính mà nhà tuyển dụng sử dụng để báo cáo chi tiết về tiền lương của nhân viên. Tài liệu này phản ánh số thuế bị giữ lại từ lương và ghi nhận các khoản phúc lợi khác. Nhà tuyển dụng phải nộp bản sao cho cả nhân viên và IRS.

Các thành phần thiết yếu của W-2 bao gồm:

• Tổng Thu Nhập: Báo cáo tất cả tiền lương, tiền tips và thu nhập kiếm được trong năm
• Thuế Tret giữ lại liên bang: Chi tiết số tiền thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ dựa trên các lựa chọn giữ lại của bạn
• Khấu trừ An sinh Xã hội và Medicare: Hiển thị các khoản đóng góp để tính quyền lợi trong tương lai
• Khấu trừ Thuế Bang và Địa phương: Ghi nhận thuế thu nhập bang hoặc địa phương bị giữ lại (nếu áp dụng)
• Các khoản đóng góp bổ sung: Thông tin về tiết kiệm hưu trí, phí bảo hiểm y tế và các lợi ích trước thuế khác

Dữ liệu W-2 ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của các tờ khai thuế liên bang và bang của bạn. Bất kỳ sai lệch nào giữa thu nhập bạn khai báo và việc nộp W-2 của nhà tuyển dụng sẽ kích hoạt việc xem xét của IRS.

Thời gian: Khi nào nhà tuyển dụng gửi mẫu W-2?

IRS quy định thời hạn chặt chẽ yêu cầu nhà tuyển dụng phát hành mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 sau năm thuế. Nếu ngày này rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2023, tất cả các mẫu cần được gửi qua dấu bưu điện hoặc truyền điện tử trước ngày 31 tháng 1, 2024.

Thời gian này đảm bảo nhân viên có đủ thời gian chuẩn bị và nộp tờ khai trước hạn chót ngày 15 tháng 4. Việc bỏ lỡ yêu cầu này có thể dẫn đến hậu quả tài chính đáng kể cho nhà tuyển dụng.

Lấy lại W-2 bị mất: Các bước hành động của bạn

Nếu bạn chưa nhận được W-2 vào cuối tháng 1 hoặc sau đó, hãy thực hiện các biện pháp sau:

Liên hệ Phòng Tiền lương hoặc Nhân sự

Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc phòng tiền lương của nhà tuyển dụng cũ — họ quản lý các tài liệu này. Yêu cầu mẫu, xác nhận địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn, và kiểm tra thời gian dự kiến giao hàng. Hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng gửi mẫu đúng hạn, nên có thể có trễ bưu điện.

Truy cập Cổng thông tin trực tuyến của Nhà tuyển dụng

Nhiều tổ chức hiện cung cấp truy cập W-2 điện tử qua các cổng bảo mật. Nếu có, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn và tải xuống mẫu ngay lập tức.

Yêu cầu hỗ trợ từ IRS

Nếu nhà tuyển dụng bỏ qua các yêu cầu lặp lại, liên hệ IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị các thông tin cá nhân, thông tin nhà tuyển dụng cũ, ngày làm việc, và ước tính thu nhập từ phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sau đó sẽ liên hệ nhà tuyển dụng cũ của bạn để lấy mẫu bị thiếu.

Nộp gần hạn chót

Hai lựa chọn còn lại nếu ngày 15 tháng 4 sắp đến:

1. Yêu cầu gia hạn nộp thuế: Gửi Mẫu 4868 để được gia hạn thêm sáu tháng. Nhớ rằng, gia hạn chỉ dành cho thời gian nộp, không phải để hoãn thanh toán — tính toán số thuế ước tính của bạn và nộp tiền trước ngày 15 tháng 4. Sau khi gia hạn, bạn có thể yêu cầu Bản sao Chứng từ Thu nhập và Tiền lương của IRS để xác minh tất cả thu nhập đã khai báo, mặc dù việc nhận được có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7.

2. Nộp bằng mẫu thay thế: Điền Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2) với ước tính thu nhập và giữ lại tốt nhất của bạn. Lưu ý rằng sự chênh lệch lớn giữa ước tính của bạn và W-2 thực tế có thể yêu cầu nộp sửa đổi sau này.

Tham khảo ý kiến chuyên gia thuế là điều khuyên dùng cho các tình huống phức tạp.

Hình phạt của nhà tuyển dụng: Khi W-2 đến muộn hoặc không có

IRS thực thi các khoản phạt nghiêm ngặt đối với nhà tuyển dụng không nộp mẫu W-2 hoặc nộp muộn hạn. Các quy định liên bang quy định mức phạt theo từng mẫu cho mỗi lần vi phạm, không giới hạn tổng cộng.

Cấu trúc phạt hiện tại cho năm 2024:

• Trễ tối đa 30 ngày: $60 theo mẫu
• Từ 31 ngày đến 1 tháng 8: $120 theo mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 theo mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 theo mẫu

Các khoản phạt này áp dụng riêng cho việc nộp cho IRS và bản sao cho nhân viên. Một công ty có 10 nhân viên nộp muộn vào tháng 9 sẽ phải trả $310 xung quanh số tiền (nhân viên x 2 )bản sao IRS cộng với bản sao nhân viên$620 , tổng cộng là mỗi nhân viên, hoặc 6.200 đô la Mỹ. Các khoản lãi suất cộng thêm sẽ làm tăng các khoản phạt này.

Các cơ chế thực thi này đảm bảo nhà tuyển dụng ưu tiên phân phối W-2 đúng hạn và thúc đẩy tuân thủ nghĩa vụ nộp thuế với IRS.