Cách Chủ Doanh Nghiệp Giảm Chi Phí Tư Vấn Tài Chính 30% Bằng Các Công Cụ AI Như ChatGPT

Quản lý tài chính truyền thống yêu cầu thuê các chuyên gia có chuyên môn — nhưng điều đó đang thay đổi nhanh chóng. Các chủ doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực đang phát hiện ra rằng các công cụ được hỗ trợ bởi AI có thể xử lý các quy trình tài chính phức tạp mà trước đây phải trả phí tư vấn đắt đỏ. Ba doanh nhân, trong đó có chủ một doanh nghiệp rửa xe áp lực, tiết lộ cách họ đã giảm chi phí thuê ngoài và kiểm soát tốt hơn hoạt động của mình.

Những tiết kiệm thực sự: Tự động hóa những gì chuyên gia đã tính phí

Khi Dennis Vong, người sáng lập Inland Power Wash, cần tổ chức tài chính hàng quý, anh thường xuyên thuê kế toán. Ngày nay, anh nhập các số liệu thu nhập, chi phí vật liệu và biến động theo mùa vào ChatGPT và nhận được các phân tích chi tiết theo yêu cầu. “Tiết kiệm hàng năm rất đáng kể, và tôi có thể truy cập ngay các b snapshots tài chính cập nhật bất cứ lúc nào cần,” Vong giải thích. Cách tiếp cận này đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp dịch vụ như rửa xe áp lực, nơi mà biến động theo mùa đòi hỏi phải theo dõi liên tục.

Cord Thomas, chủ tịch kiêm COO của SkyRun, một nền tảng cho thuê kỳ nghỉ, đã đạt được kết quả tương tự. Thay vì phải thuê các chuyên gia trả phí cho từng kịch bản ngân sách, giờ đây ông tạo ra các dự báo tài chính sơ bộ trong vài phút, điều chỉnh dựa trên các luồng tiền thực tế, và kiểm tra các kịch bản doanh thu khác nhau — những khả năng mà đội của ông trước đây phải thuê các nhà phân tích đắt tiền để thực hiện.

Jon Morgan, đồng sáng lập Venture Smarter, đã định lượng tác động: bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ của nhà phân tích cấp dưới bằng AI, công ty đã giảm chi tiêu hàng tháng từ 3.000 đến 5.000 đô la. Việc giảm 30% chi phí này xảy ra vì AI giờ đây xử lý các báo cáo tài chính hàng quý và phân tích các thông báo thị trường — những công việc phân tích lặp đi lặp lại trước đây tiêu tốn nhiều nguồn lực.

Đánh giá rủi ro mà không cần giá của tư vấn viên

Cả Vong và Thomas giờ đây dựa vào ChatGPT để xác định rủi ro sơ bộ trước các khoản đầu tư lớn. Vong, quản lý một hoạt động rửa xe áp lực, nhập các thông số thiết bị và dữ liệu chi phí vào AI để đánh giá quyết định mua hàng, so sánh tổng chi phí sở hữu, tuổi thọ dự kiến và yêu cầu bảo trì. Phương pháp thẩm định này đã ngăn chặn các quyết định mua bốc đồng và chi tiêu không cần thiết.

Thomas sử dụng cùng chiến lược này cho các quyết định đầu tư và hợp đồng. “AI phát hiện các vấn đề tiềm ẩn giúp đội của chúng tôi tập trung vào lập kế hoạch chiến lược thay vì giải quyết các vấn đề phản ứng,” ông nói. Lợi ích về hiệu quả là rõ ràng: xác định rủi ro nhanh chóng đồng nghĩa với quyết định nhanh hơn mà không bị chậm trễ bởi các tư vấn viên.

Quản lý dòng tiền qua biến động theo mùa

Các ngành dịch vụ có nhu cầu theo mùa — bao gồm các doanh nghiệp rửa xe áp lực — đối mặt với những thách thức đặc biệt về dòng tiền. Vong trước đây thuê một cố vấn tài chính theo mùa để mô hình hóa các kịch bản ngoài mùa cao điểm. Giờ đây, anh nhập các giả thuyết về khối lượng công việc và chi phí vào ChatGPT để dự đoán các hạn chế về dòng tiền trong các giai đoạn chậm lại. “Kết quả rõ ràng và ngay lập tức, thay thế cho cố vấn bên ngoài mà tôi thường liên hệ trong những tháng căng thẳng,” Vong nói.

Chuyển đổi các báo cáo phức tạp thành các tóm tắt chiến lược

Có lẽ nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất mà AI hiện nay xử lý là chuyển đổi các tài liệu tài chính dày đặc thành các bản tóm tắt có thể hành động. Morgan cho biết, các câu lệnh được định dạng tốt có thể giảm một báo cáo phân tích dài 20 trang xuống còn năm điểm chính trong vòng vài phút. Đối với Thomas, điều này có nghĩa là biến các báo cáo nhà đầu tư thành các bản tóm tắt bằng ngôn ngữ đơn giản mà không cần sự tham gia của tư vấn viên, giúp rút ngắn chu kỳ ra quyết định và chuyển hướng nỗ lực của đội ngũ sang các sáng kiến tăng trưởng thay vì phân tích tài liệu.

Kết luận: Kiểm soát, tốc độ và tiết kiệm đáng kể

Những doanh nhân này không loại bỏ tính chính xác trong tài chính — họ loại bỏ các lớp trung gian không cần thiết. Bằng cách tự động hóa việc tạo ngân sách, sàng lọc rủi ro, mô hình dòng tiền và phân tích báo cáo, các chủ doanh nghiệp đã đạt được hai lợi ích: giảm chi tiêu bên ngoài (từ vài trăm đô la hàng năm cho các nhiệm vụ nhỏ đến hàng nghìn đô la hàng tháng cho phân tích toàn diện) và truy cập nhanh hơn vào các thông tin tài chính. Mô hình này nhất quán trên các ngành: nơi mà các chuyên gia từng tính phí cao cho phân tích và tài liệu, AI giờ đây cung cấp các phương án nhanh chóng, dễ tiếp cận mà các nhà sáng lập có thể chỉnh sửa và làm mới mà không cần thuê ngoài hoặc trả phí thêm.